8 suggerimenti per organizzare i tuoi documenti

Trovare un sistema di organizzazione di tutta la carta nella tua vita richiede pensiero e pianificazione. E farne uso richiede tempo e fatica. A breve termine, lasciare che le carte si accumulino è molto più facile. Ma a lungo termine, farlo può trasformarsi in un grave mal di testa.

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Dedicare tempo e sforzi per sviluppare un modo sistematico di organizzare i tuoi documenti può comportare molto meno stress e problemi nella tua vita. Prova quanto segue mentre crei il tuo sistema di archiviazione:

• Inizia in modo semplice: inventa un sistema di archiviazione relativamente facile da usare. Non vuoi che il tuo sistema di archiviazione sia più stressante dello stress che dovrebbe alleviare.

• Sii colorato: file di colori diversi o schede ed etichette di colori diversi possono non solo trasformare il tuo sistema di archiviazione in un'opera d'arte, ma anche facilitare la ricerca di argomenti e interessi diversi.

• Non lesinare quando acquisti uno schedario: investi in un mobile di buona qualità. Gli schedari di scarsa qualità tendono a rompersi durante lo scricchiolio. Quando i tuoi file diventano più grandi e più pesanti, il loro peso può mettere a dura prova un classificatore economico e rendere difficile l'apertura dei cassetti senza intoppi o, se è per questo, l'apertura del tutto. E prova a trovare un armadietto che non faccia sembrare la tua stanza un ufficio per i sinistri. Molti dei tradizionali armadi per ufficio sono grandi e, francamente, piuttosto poco attraenti.

• Conserva i documenti importanti dove sai che sono al sicuro: conserva i tuoi documenti in un luogo sicuro, ma assicurati di poterli facilmente recuperare quando ne hai bisogno. Tieni traccia di quanto segue

  • Informazioni sull'automobile

  • Numeri di conto bancario

  • Certificato di nascita

  • Numeri di carta di credito

  • Atti

  • Ricevute importanti

  • Istruzioni

  • Polizze assicurative

  • Contratti di prestito

  • Certificato di matrimonio

  • Cartelle cliniche

  • Contratti di mutuo

  • passaporti

  • Numeri PIN

  • Trascrizioni scolastiche

  • Contratti di servizio

  • Dichiarazione dei redditi (ultimi 5 anni)

  • Garanzie

  • testamenti

  Alcune di queste categorie garantiscono un proprio file separato. Alcuni, come i tuoi numeri importanti, possono essere combinati. Per i documenti più importanti, potresti voler conservare gli originali in una cassetta di sicurezza o in una cassetta di sicurezza e conservare le copie disponibili nei tuoi file.

• Evita la Bassa Moravia: l'errore più comune che le persone commettono durante la creazione di un sistema di archiviazione è quello di inventare categorie troppo specifiche. Ad esempio, un file intitolato "Articoli di viaggio sulla Bassa Moravia" non si adatterà bene al tuo sistema a meno che tu non abbia intenzione di andarci o non stia scrivendo la tua tesi di laurea su questo argomento. Se continui in questo modo, sarai invaso da cartelle di file in pochissimo tempo e avrai un sacco di tempo per trovare qualcosa, se mai lo desideri. Inizia con meno categorie più ampie.

• Non mettere mai tutte le tue carte in un cestino: un approccio descritto dall'esperta organizzativa Stephanie Culp suggerisce di avere quattro cestini per la tua carta (oltre all'importantissimo cestino della carta straccia):

  • A Cestino To Do: il tipo di filo trasparente funziona meglio.

  • A To Pay basket: ancora una volta, il filo funziona meglio qui.

  • A To File basket: usa un cesto di vimini più grande.

  • Un cestino da leggere: prova un cestino di vimini ancora più grande con manici.

  Culp consiglia di impilare il carrello Da fare sopra il carrello Da pagare sulla scrivania. Tieni il cestino To File sotto la scrivania, lontano dalle tue esigenze di carta più immediate. Puoi tenere il cestino Da leggere in una parte diversa della casa, ad esempio la camera da letto o lo studio, in modo da poter recuperare la lettura ogni volta che se ne presenta l'opportunità.

• Rendi l'archiviazione un'abitudine: trova un momento durante la settimana per svuotare il carrello Da archiviare e archiviare i documenti necessari. Questo compito non dovrebbe richiedere molto tempo: dovrebbero bastare 15 o 20 minuti.

• Perfeziona in seguito: in un secondo momento, dai un'occhiata a cosa c'è nei tuoi file. Di solito, scopri che un file è sottoutilizzato o gonfio. Se scopri di avere solo uno o due elementi in una cartella di file, trova o crea un file di portata più ampia. In alternativa, se trovi che una cartella trabocca di contributi, crea delle sottocategorie, per argomento o per date.