Come organizzare le ricevute

Le ricevute sono fastidiose, possono essere difficili da archiviare sia fisicamente che digitalmente e probabilmente non sai mai cosa tenere o non ricordi dove sono se le tieni. Non è raro non essere in grado di trovare la ricevuta di cui hai effettivamente bisogno, che è uno dei tanti motivi per cui dovresti organizzare e riordinare le tue ricevute.

Quali scontrini conservare

Non conservo le ricevute per gli acquisti personali quotidiani. Se stai monitorando il budget, forse vuoi mantenerli per aiutarti a rimanere in pista. Oppure potresti voler conservare una ricevuta se ritieni di voler restituire qualcosa (sebbene la maggior parte dei negozi ora abbia anche registrazioni degli acquisti). Datti una scadenza se pensi di poter restituire qualcosa. Mi piace concedermi una settimana per decidere se voglio o meno mantenere un acquisto. A volte ci dimentichiamo di restituire le cose, il che si aggiunge al nostro disordine. Anche se il negozio ha una politica di restituzione di 90 giorni, assicurati di concederti quella sequenza temporale di una settimana.

Generalmente conservo la ricevuta per qualsiasi cosa di valore o costosa, come grandi dispositivi elettronici o gioielli, per scopi assicurativi.

È una buona idea conservare alcune ricevute per la tua dichiarazione dei redditi personale, indipendentemente dal fatto che tu abbia un'attività o meno. Diverse leggi fiscali detteranno cosa puoi aggiungere alla tua dichiarazione dei redditi personale; ad esempio, l'assistenza sanitaria, i viaggi e tutto ciò che dovevi acquistare per il tuo lavoro potrebbero essere detratti. Verifica con il tuo commercialista, in quanto sarà in grado di dirti cosa dovresti conservare per la tua dichiarazione dei redditi personale. Se hai un'attività, probabilmente sei consapevole che devi conservare tutte le ricevute della tua attività, dai conti del ristorante alle forniture alla pubblicità. È necessario conservarli per poter cancellare gli acquisti, il che è importante per le aziende.

Da oggi in poi, avvia un sistema. Ho un sistema che classifica gli acquisti di lavoro, personali e a breve termine (per qualsiasi cosa potrei restituire, che tengo solo per una settimana nel mio portafoglio). Sotto il lavoro, tengo tutte le mie ricevute per le spese aziendali, e sotto il personale, tengo qualsiasi cosa di valore per scopi assicurativi.

Una volta che hai il tuo sistema, attieniti ad esso. Se vuoi affrontare le ricevute prima di avviare questo sistema, ritagliati 15 minuti al giorno con l'aiuto di un cubo del tempo (acquistato dal mio sito Web ) fino a quando non sei aggiornato. Se devo essere onesto, questo sarà un compito doloroso e ti motiverà a non lasciare mai più che le ricevute si accumulino.

Non essere nervoso per sbarazzarsi delle ricevute. Di solito non sono necessari e molti rivenditori li archiviano elettronicamente. La cosa più importante è impostare un sistema e attenersi ad esso in futuro. Inoltre, se trovi una ricevuta che non rientra in nessuna delle tue categorie, probabilmente non è necessario conservarla.

Come conservare le ricevute

Puoi andare alla vecchia maniera e creare bidoni e buste e continuare ad avere a che fare con il disordine delle tue ricevute per anni, oppure puoi semplicemente passare al digitale.

Hai indovinato: ti consiglio di archiviare le ricevute digitali. In realtà, dico che è un must perché di questi tempi, se decidi il metodo della vecchia scuola e hai effettivamente bisogno di usare/trovare una delle ricevute, ti garantisco una delle due cose: o non la troverai, o quando lo fai, sarà così sbiadito che non sarai in grado di leggerlo.

Ottieni un'app e passa al digitale. Evita di scansionare le ricevute, poiché questa operazione può richiedere ore. Invece, usa il telefono per scattare una foto dall'app in modo che venga caricata automaticamente nel software e archiviata nel cloud. Uso l'app NEAT, che si collega ulteriormente al mio software di contabilità. Se usi l'app per ricevute di Google, hai tantissime scelte. Una volta trovata un'app, la chiave è creare un sistema e riordinare regolarmente le ricevute.

La figura seguente mostra come scansiono la mia ricevuta e quindi a cosa viene trasferita sull'app. Le informazioni vengono compilate automaticamente. Puoi anche chiedere agli umani di verificare le informazioni per una piccola tassa. La barra laterale vicina elenca le mie app di ricevuta preferite.

Immagine per gentile concessione di Jane Stoller

Scansionare le ricevute in un'app è semplicissimo.

Prendi l'abitudine di scattare la foto con l'app e poi spostarla settimanalmente nelle cartelle che hai creato per il tuo sistema. Impegnati in questo sistema e pianifica il tempo settimanale nel tuo calendario per questo passaggio. Quindi, quando fai le tue tasse annuali, puoi eliminarle rapidamente per mese, anno e così via, e non si accumuleranno mai.

La maggior parte delle app conserva le ricevute nel cloud, quindi non è necessario conservare la copia fisica. Se ti senti più sicuro di tenere una copia sul tuo disco rigido, anche questa è un'opzione, ma mi fido del cloud.

App per il monitoraggio delle ricevute

Ci sono tantissime opzioni per tracciare le ricevute. Qui condivido i miei primi tre risultati dal mio utilizzo e dalle prove con loro:

• Neat: questa era in realtà l'azienda che vendeva uno scanner portatile. Li vedevo sempre negli aeroporti. Uso NEAT perché è semplice scansionare con il mio telefono e si collega al mio software di contabilità, che è QuickBooks.
• Expensify : questa è una delle app di tracciamento delle ricevute più popolari e l'ho trovata molto facile da usare.
• Zoho Expense : questa app offre molte soluzioni software aziendali, incluso un CRM che può anche essere collegato al monitoraggio delle ricevute.